La Distribución automática de documentos permite enviar documentos a varios empleados de forma rápida y sencilla.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para realizar la subida masiva de nóminas, aunque también puede utilizarse para distribuir otros documentos personales.
Nitvio permite subir un único archivo PDF con varias páginas. El sistema analiza cada página de forma independiente, identifica al empleado correspondiente y le entrega únicamente su documento.
Ejemplo: si subes un PDF que contiene 50 nóminas, Nitvio identificará a los empleados y distribuirá cada página a su destinatario, siempre que los datos de identificación sean correctos.
Requisitos del documento
Para que Nitvio pueda identificar correctamente a los empleados, el PDF debe contener determinados datos en cada página.
Los requisitos son diferentes dependiendo de si el documento se distribuye como nómina o como otro documento personal.
1. Si el documento contiene nóminas
Cada página del PDF debe contener obligatoriamente:
- Identificador social de la empresa: CIF o DNI.
- Identificador personal del empleado: DNI o NIE.
Ambos identificadores deben coincidir con los datos registrados en Nitvio.
Puedes comprobarlos en las siguientes rutas:
- Identificador personal del empleado
- Accede a Personas > Usuarios.
- Selecciona al empleado.
- Entra en la pestaña Información.
- Comprueba el campo Identificador personal.
- Identificador social de la empresa
- Accede a Configuración > Empresas.
- Selecciona la empresa correspondiente.
- Comprueba el campo Identificador social.
Importante: si alguna página no contiene estos datos o no coinciden con los registrados en Nitvio, el sistema no podrá realizar correctamente su asignación.
Las páginas que no puedan identificarse no se distribuirán y deberán gestionarse por otro método.
2. Si el documento no es una nómina
Cuando distribuyes otros documentos personales, Nitvio utiliza únicamente el Identificador personal del empleado para realizar la asignación.
Este identificador puede ser un DNI o NIE.
Puedes comprobarlo desde:
Personas > Usuarios > Seleccionar empleado > Información > Identificador personal.
En este caso, no es necesario que el documento contenga el identificador social de la empresa.
Esto permite utilizar la distribución automática para enviar documentos a las carpetas personales correspondientes, como Legal u otras subcarpetas disponibles.
¿Cómo realizar una distribución automática?
Ruta: Documentos > Gestor documental > Distribución automática.
Sigue estos pasos:
- Accede al módulo Documentos.
- Entra en Gestor documental.
- Selecciona Distribución automática.
- Si tu cuenta dispone de varias empresas, selecciona la empresa a la que corresponde el documento.
- Indica si el archivo que vas a distribuir contiene nóminas.
- Selecciona la carpeta de destino.
- Configura los tipos de firma que necesites solicitar.
- Adjunta el archivo PDF que quieres distribuir.
Seleccionar la carpeta de destino
Con la nueva estructura documental de Nitvio, la distribución automática se realiza dentro del nivel Personal.
- Documentos personales: puedes seleccionar la carpeta Personal o una de las subcarpetas disponibles.
- Nóminas: al indicar que el documento contiene nóminas, el sistema aplica su configuración específica y propone la carpeta Nóminas.
Si el documento contiene nóminas, también deberás indicar el periodo al que corresponden.
Las carpetas personalizadas permiten organizar los documentos sin modificar los destinatarios identificados durante la distribución.
Configurar las firmas
Puedes establecer los tipos de firma que necesites para los documentos distribuidos:
- Firma de recepción: el empleado debe confirmar la recepción del documento.
- Firma digital: permite solicitar la firma digital del documento.
Selecciona las opciones que correspondan antes de realizar la distribución.
Probar el archivo antes de distribuirlo
Antes de realizar el envío definitivo, puedes utilizar la opción Probar fichero.
Esta opción permite comprobar si Nitvio puede identificar correctamente a los empleados a partir de las páginas del PDF.
Durante la prueba:
- El sistema analiza las páginas.
- Comprueba los identificadores.
- Intenta relacionar cada página con su empleado.
- Informa de las páginas que no se pueden asignar.
La prueba no distribuye documentos a los empleados.
Es recomendable utilizarla antes de realizar una subida masiva, especialmente cuando el archivo contiene un número elevado de páginas.
Realizar la distribución
Una vez comprobado el archivo, utiliza la opción Guardar para realizar la distribución.
Nitvio procesará las páginas y asignará los documentos que pueda identificar correctamente.
Si alguna página no puede distribuirse, el sistema permitirá consultar las incidencias correspondientes.
Consultar el resultado de la distribución
El apartado de distribución automática incorpora información para hacer seguimiento de los archivos procesados.
En el listado de distribuciones podrás consultar:
- Fecha de subida.
- Nombre del documento.
- Número de páginas no importadas.
- Estado del proceso.
El sistema distingue los procesos en curso, los finalizados correctamente y aquellos que han terminado con incidencias.
¿Qué ocurre si algunas páginas no se pueden distribuir?
Si el sistema no consigue identificar a uno o varios empleados, mostrará una incidencia indicando las páginas que no se han podido importar.
Por ejemplo, si subes un PDF de 50 páginas y Nitvio no puede identificar a dos empleados, podrás consultar qué páginas han fallado.
Las páginas que se hayan asignado correctamente no tienen por qué verse afectadas por las incidencias de otras páginas.
Recomendación: antes de repetir una distribución, revisa las páginas no importadas y comprueba sus identificadores para evitar enviar documentos duplicados.
Recomendaciones antes de realizar una distribución masiva
- Comprueba que cada página del PDF corresponde a un único empleado.
- Verifica que los DNI o NIE coinciden con los registrados en Nitvio.
- Si distribuyes nóminas, revisa también el CIF o DNI de la empresa.
- Selecciona correctamente la empresa cuando trabajes con una cuenta multiempresa.
- Comprueba que la carpeta de destino es la adecuada.
- Utiliza Probar fichero antes de realizar la distribución definitiva.
- Revisa las incidencias al finalizar el proceso.
De esta forma, podrás distribuir los documentos de manera organizada y comprobar que cada empleado recibe únicamente la documentación que le corresponde.