Ve al menú que se encuentra en la parte izquierda de la interfaz:
- Gastos
- Configuración
Dentro de la configuración de gastos encontrarás cuatro pestañas: Ajustes, Conceptos, Formas de pago y Monedas.
Ajustes
En la pestaña Ajustes puedes definir la configuración general del módulo de gastos.
1. Ajustes generales
Estructura de gastos
Permite indicar qué tipos de gastos se gestionarán en la empresa. Puedes seleccionar:
- No gestionar gastos.
- Factura o ticket.
- Kilometraje.
- Factura, ticket y kilometraje.
Si utilizas gastos de kilometraje, también puedes establecer el precio que se abonará por cada kilómetro registrado y la forma de pago que se utilizará para estos gastos.
Imputación de gastos
Puedes configurar si los gastos no se imputan a ningún elemento o si deben asociarse a:
- Cliente.
- Proyecto, incluyendo cliente y proyecto.
- Tarea, incluyendo cliente, proyecto y tarea.
También puedes configurar si el campo de imputación será opcional u obligatorio.
Geolocalización
Puedes activar la geolocalización para registrar la ubicación desde la que se introduce el gasto.
Límite de importes
Permite indicar si Staffy debe controlar los límites configurados para los gastos.
Si activas esta opción, puedes elegir qué debe ocurrir cuando un gasto supera alguno de sus límites:
No permitir registrar gastos que superen el límite: Staffy impedirá continuar con el registro.Permitir registrar gastos que superen el límite con aviso: Staffy mostrará una advertencia y permitirá continuar después de confirmarla.
Los importes máximos se configuran en la pestaña Conceptos y pueden establecerse por tipo de gasto y moneda.
Cuando se hayan configurado límites de gasto, Staffy también los comprobará cuando un responsable intente aprobar un gasto.
Para realizar esta comprobación, se tienen en cuenta los gastos del usuario que ya estén Por pagar o Pagados. Si al aprobar el nuevo gasto se supera alguno de los límites configurados, Staffy mostrará un aviso antes de completar la aprobación.
El responsable podrá continuar con la aprobación o cancelar la acción.
Esta advertencia se muestra al aprobar el gasto, pero no al rechazarlo.
2. Responsables de validación
Puedes seleccionar una o varias personas responsables de validar los gastos de cada departamento.
Si un departamento no tiene ningún responsable de validación asignado, sus gastos no se podrán validar.
3. Personalización de usuarios
Puedes establecer reglas específicas de gastos para usuarios concretos.
La configuración personalizada sustituye la configuración general de gastos para ese usuario.
4. Visualizadores de gastos
Puedes indicar qué usuarios serán Visualizadores de gastos.
Estos usuarios pueden consultar los gastos, pero no pueden editarlos ni eliminarlos.
Conceptos
En la pestaña Conceptos puedes crear y configurar los conceptos que estarán disponibles al registrar un gasto.
Para cada concepto puedes indicar:
- Nombre.
- Cuenta contable.
- Límites de importe.
Los límites pueden configurarse para cada moneda activa:
- Importe máximo por ticket.
- Importe máximo diario por tickets.
- Importe máximo por factura.
- Importe máximo diario por facturas.
Si dejas uno de estos campos vacío, no se aplicará ningún límite para ese importe.
Para que Staffy controle estos límites, recuerda activar el Límite de importes desde la pestaña Ajustes.
Formas de pago
En la pestaña Formas de pago puedes configurar los métodos de pago disponibles para los gastos.
Puedes activar o desactivar las formas de pago e indicar cuáles corresponden a una tarjeta de empresa.
Monedas
En la pestaña Monedas puedes definir las monedas disponibles para registrar gastos.
Puedes tener varias monedas activas, pero únicamente una puede establecerse como moneda preferente.