Si a un empleado se le ha olvidado fichar, puede solucionarse de formas diferentes:
1. Permitirle «Fichar a pasado».
En este caso damos al usuario la posibilidad de indicar un fichaje de un día y hora pasada, bien sea de inicio de una acción o de fin de acción. Este fichaje quedará registrado en el sistema sin necesidad de validación por ningún responsable. Se solicitará al usuario el motivo por el cual no fichó en el momento correcto.
Para que un usuario pueda tener esta funcionalidad, debemos activarla en los permisos de su perfil.
2. Mediante una solicitud «Incidencia en el fichaje».
La empresa puede habilitar el tipo de solicitud Incidencia en el fichaje para que los empleados comuniquen errores en sus registros de fichaje.
A través de esta solicitud, el empleado puede:
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Solicitar añadir fichajes que no se registraron
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Solicitar eliminar fichajes incorrectos
Cuando el empleado envía la solicitud, el sistema genera el fichaje solicitado y lo marca como pendiente de aprobación.
El responsable correspondiente deberá aprobar o rechazar la solicitud según la configuración establecida en el departamento.
Mientras la solicitud esté pendiente:
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El empleado podrá continuar su jornada con normalidad, incluso finalizarla ese mismo día.
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El fichaje aparecerá en el sistema, pero con estado pendiente hasta que sea validado.
Visualización del fichaje pendiente
En el historial del empleado, el fichaje aparecerá registrado con normalidad, pero la hora afectada (inicio o fin de jornada) se mostrará con el estado Pendiente.
Este estado indica que el fichaje todavía debe ser aprobado por un responsable.
Además, en los informes de fichaje, estos registros aparecerán identificados como pendientes de aprobación hasta que el responsable tome una decisión.
Al pasar el cursor sobre el estado Pendiente, se mostrará un mensaje informativo:
“Pendiente de aprobación por un responsable”.
3. Sugerencia de corrección por parte del responsable
Los responsables de equipo también pueden detectar errores en los fichajes de sus empleados y proponer una corrección.
En este caso, el responsable no modifica directamente los registros, sino que envía una propuesta de corrección al empleado.
El empleado recibirá una notificación y podrá:
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Aceptar la propuesta, aplicando los cambios en sus fichajes
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Rechazar la propuesta, manteniendo los registros originales
Este proceso permite mantener un flujo de corrección trazable y auditable, ya que todas las propuestas quedan registradas en el sistema.