El Gestor Documental es el espacio donde se almacenan los documentos accesibles para los empleados. Estos documentos están clasificados según el nivel de acceso en las siguientes carpetas:
- Empresa: Contiene documentos subidos a nivel de empresa. Todos los empleados de la empresa pueden verlos.
- Delegación: Asocia documentos a una delegación específica. Los usuarios verán aquellos documentos relacionados con su delegación.
- Departamento: Contiene documentos asociados a un departamento. Los empleados verán los documentos pertinentes a su departamento.
- Nóminas: Nómina de un empleado. En este caso hay que indicar el período al que hace referencia la nómina. Al subir el documento podemos indicar que, en caso de existir alguno para el mismo período, sea sustituido por el nuevo.
- Legal: Documentos legales asociados al empleado. Normalmente por ejemplo un contrato de trabajo.
- Otros: Asociado a un empleado, cualquier otro tipo de documento.
Cada empleado tendrá acceso solo a los documentos que le correspondan. Además, sobre un documento, se pueden requerir dos tipos de firma:
- Firma de Recepción: El empleado debe firmar antes de ver el documento. Se registra el momento de la firma de recepción.
- Firma Digital: Una vez visto el documento, el empleado puede firmarlo digitalmente. Esta firma tiene validez legal y se utiliza, por ejemplo, para firmar contratos.