La funcionalidad de Horas extra permite gestionar de forma completa las horas trabajadas fuera de la jornada habitual, desde su solicitud hasta la validación y compensación o pago.
El proceso de gestión de horas extra se divide en tres fases:
-
Solicitud y aprobación: el empleado solicita realizar horas extra, y un responsable debe aprobarlas antes de que puedan registrarse.
-
Ejecución y validación: el empleado realiza las horas extra y el responsable valida las horas realmente trabajadas.
-
Compensación o pago: las horas validadas se incorporan al stock de horas extra del empleado, que podrá compensarlas con tiempo o recibir el pago correspondiente según configuración.
El sistema permite controlar el número de horas extra acumuladas por empleado, aplicar factores multiplicadores y establecer límites anuales tanto para las horas totales como para las pagadas.
Configuración de horas extra
Antes de comenzar a utilizar la gestión de horas extra, es necesario realizar una configuración inicial.
Sigue estos pasos para activarla correctamente:
1. Configurar los límites y el multiplicador
Accede a Solicitudes > Horas extra > Configuración.
Desde este apartado podrás definir las reglas generales de funcionamiento:
-
Límite de horas extra por usuario: número máximo de horas que cada empleado puede acumular al año.
-
Límite de horas pagadas por usuario: cantidad máxima de horas que pueden compensarse mediante pago.
-
Multiplicador de horas extra: factor que se aplica a cada hora trabajada (por ejemplo, 1,5 = una hora y media por cada hora extra).
Guarda los cambios una vez definidos los valores.
2. Crear la acción de horas extra
Entra en Configuración > Acciones y crea una nueva acción específica para las horas extra.
-
Esta acción no debe computar como tiempo trabajado.
-
En el apartado Restricciones a petición (punto 3), selecciona el tipo de petición “Solicitar horas extra”.
De esta forma, la acción solo estará disponible para los empleados que tengan una petición aprobada para ese día.
3. Asignar responsables y validadores
Por último, accede a Configuración > Departamentos y selecciona el departamento correspondiente.
En el punto 3, añade la petición “Solicitar horas extra” y define:
-
Responsable de la petición: persona encargada de aprobar la solicitud.
-
Validador: usuario que confirmará las horas realmente trabajadas.
Una vez completada esta configuración, el sistema estará listo para gestionar las horas extra de forma automática.
Cómo solicitar y validar las horas extra
Una vez configurado el sistema, el flujo de trabajo de las horas extra se realiza de la siguiente forma:
1. Solicitud de horas extra
El empleado debe crear una petición de tipo “Solicitar horas extra” indicando:
-
Fecha en la que realizará las horas extra.
-
Hora de inicio y hora de fin previstas.
-
Motivo o justificación.
La acción de Horas extra solo estará disponible en el fichaje si la petición ha sido aprobada por el responsable.
2. Registro de la acción
Cuando el empleado finalice su jornada habitual, podrá fichar el inicio y fin de la acción “Horas extra”.
De esta forma quedará registrado el tiempo realmente trabajado fuera del horario habitual.
3. Validación de las horas extra
Una vez registrada la acción, el validador podrá revisar y confirmar las horas desde:
Solicitudes > Horas extra > Pendientes de validación.
En esta pantalla se mostrarán los siguientes datos:
-
Horas aprobadas: las solicitadas en la petición.
-
Horas ejecutadas: las registradas entre el inicio y fin de la acción de horas extra.
-
Horas validadas: campo editable donde el validador introduce las horas finales que confirma.
-
Motivo: campo opcional para añadir una observación o justificación.
-
Factor multiplicador: valor configurado en la empresa.
-
Horas que suman al stock: resultado del cálculo de las horas validadas aplicando el multiplicador.
Cuando el validador confirme la validación, las horas quedarán registradas y se sumarán automáticamente al stock de horas extra del empleado.